為響應越南政府關于數字化轉型和行政程序改革的政策，越南知識產權局（VNIPO）于2025年2月18日發布了438/TB-SHTT通知，宣布從2025年1月1日起，所有與專利、工業品外觀設計、商標、異議和訴訟相關的官方文件將通過電子郵件形式傳送。

電子文件將傳送至申請人申報的電子郵件地址，并且與紙質文件具有同等的法律效力。

該政策旨在通過用電子通信方式取代紙質通知，提高效率，縮短處理時間，并簡化與VNIPO的溝通。

需要注意的是：

1. 官方決定、通知及其他文件將僅通過郵件形式傳送；

2. 如果電子郵件發送失敗，VNIPO將改為紙質形式傳送相關文件；

3. 如果申請人未提供電子郵件地址，VNIPO將繼續按傳統方式傳送紙質文件；

4. 專利證書仍以紙質形式傳送；

5. 若需要特定文件的紙質副本，需向VNIPO提出請求。

這一轉型是越南知識產權局為提高知識產權案件處理效率、推動全球無紙化趨勢的重要舉措。為申請人帶來更多便利，如果電子郵件地址變更，申請人也應及時通知VNIPO，以確保不會遺漏任何重要文件。